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Una de las cosas que corresponden más al éxito de un proyecto, sin lugar a duda es el flujo de trabajo. El Workflow se trata de un conjunto esquemático que nos ayuda a definir metas claras sobre lo que hacemos y hasta donde queremos llegar.

Cuando me decidí a trabajar como Diseñadora Web Freelance, una de las primeras cosas que hice fue preguntarme como iba a organizar las reuniones con mis clientes y darle seguimiento a los proyectos y tengo que ser honesta con ello, en todas las agencias en las que trabaje, note que la piedra angular de muchos problemas era que no se tenía definido con claridad esto, generando soluciones a quemarropa y sin una guía que nos ayudara a solucionar los imprevistos.

Muchos de los inconvenientes que me cuentan algunos colegas y amigos que se dedican a la misma industria con sus clientes, suelen contar con una solución relacionada con la definición de los parámetros de su trabajo, los cuales permitan obtener resultados más satisfactorios dentro del negocio y con tus cliente.

¿Qué es un Workflow?

Probablemente ya te hagas una idea de a donde nos dirigimos. Un Workflow se trata de un conjunto de procesos estandarizados que nos permite automatizar algunos de los procesos que tenemos dentro del desarrollo de nuestra empresa.

Ahora, si bien el uso del concepto constantemente se relaciona con tecnología, lo cierto es que se constituye a partir de un conjunto de variadas herramientas que se conectan con la cultura de la empresa, los procesos y naturalmente con tus clientes.

Beneficios de los flujos de trabajo

Son múltiples los beneficios de integrar un Workflow en tu entorno de trabajo, pero algunos de los más evidentes son:

  • Reducción de costos operativos
  • Reducción de los tiempos de espera y de seguimiento
  • Mejora el control de la empresa ante eventos inesperados, puesto que se crea en base de políticas enfocada a sus valores
  • Conectar los departamentos de grandes empresas
  • Aumentar la productividad
  • Afianzar un sentido de pertenencia con los empleados

Tipos de Flujos de trabajo

La website de la herramienta de medición de resultados Semrush define que existen 3 tipos de workflow importantes.

Workflow Ad hoc 

Es un tipo de Worflow flexible dónde las reglas pueden ser modificadas durante el funcionamiento de los procesos.

Workflow de Producción

Sigue una dirección por los trabajadores previamente establecida donde su flexibilidad es sumamente límitada. Es ampliamente conocida por los trabajadores.

Los Workflow de producción son importantes para la gestión de reclamaciones y establecimiento de procesos de fabricación.

Workflow de Administrativo

Este flujo de trabajo corresponde a un flujo intermedio entre el Ad hoc y el de producción.

Se suele utilizar para la realización de tareas sin estructura definida, previsibles, cuyo control es relativamente simple.

Metodología para la elaboración de un flujo de trabajo

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Definición de objetivos con los empleados

Para esto es necesario una consulta con los involucrados en los procesos.

Es una forma de identificar las tareas involucradas y su secuencia donde se define una jerarquía y la responsabilidad que tiene cada quien dentro de los procesos.

Posteriormente se involucra un análisis de la información respondiendo a preguntas importantes como:

¿Cuál es la razón de la existencia del proceso?, ¿Cómo lo estoy midiendo?, ¿Qué tanto interviene el proceso con los clientes?, ¿Quién es el encargado del proceso?, ¿Qué obstáculos se interponen en el desarrollo de la tarea?, ¿Hay variaciones? ¿Cuanto cuesta elaborar ese proceso? ¿Cómo se esta controlando?

Documentación y Diseño

La mejor forma de elaborar un flujo de trabajo es por medio de un conjunto visual mediante un diagrama de procesos.

Elabora un dibujo o esquema en el que se coloquen los pasos que se deben seguir junto a sus posibles variaciones. El Diseño del proceso puede incluir también algunos datos adjuntos importantes como manuales de procedimientos, hojas de trabajo o listas de control y es necesario que contemple todos los escenarios posibles al momento de realizar la tarea correspondiente.

Implementación

Es la fase en donde pones en acción los dos pasos anteriores. Para una correcta implementación es importante que realices algunas pruebas con usuarios ficticios antes de pasar a las pruebas con usuarios reales, los cuáles deben ser un número reducido en un principio antes de estandarizarlo dentro del trabajo.

Realizar las pruebas de esta forma te permitirá identificar algunos de los errores que se pueden estar cometiendo en el flujo de trabajo sin afectar la reputación de tu negocio.

Análisis de resultados

Una vez realizada la implementación de tu flujo de trabajo, es importante analizar si los objetivos se cumplieron. Recuerda siempre que cada objetivo debe tener un tiempo y modo de medirse definido para ser efectivo.

Si detectas que aun hay errores en tu flujo de trabajo, es importante retomar lo realizado en los pasos anteriores hasta poder crear el mejor Workflow para cada tipo de escenario.

Fuentes

Conclusión

Los flujos de trabajo nos permiten evaluar las acciones que llevamos a cabo para que nuestro negocio siga su curso efectivamente, por lo que es importante definir nuestras metas con la empresa y nuestros clientes. Tener un Workflow nos brinda una imagen decidida frente a los clientes más indecisos y son una muestra de profesionalismo capaz de ahorrar mucho tiempo y dinero en un futuro. Ya sea que te dediques como un freelance o como empresario, considerarlo una herramienta indispensable para emprender sin más complicaciones.

¿Cómo evaluas los procesos dentro de tus empresas? ¿Cuentas ya con un Workflow en tu negocio?

Cuéntamelo en los comentarios.

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